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Scrivere una Lettera Formale in Inglese: La Guida Definitiva

Introduzione

Se pensi che scrivere una lettera formale in Inglese sia difficile, be’... non hai ancora letto questa guida!
Ascoltando attentamente i nostri studenti, siamo arrivati a conoscere tutte le difficoltà con cui bisogna confrontarsi quando si affronta la stesura di una lettera formale in inglese.
Il dubbio che ti prende quando ti chiedi se iniziare con "Dear" è appropriato o se magari è meglio ripiegare su un "Hello", gli infiniti dubbi sulle giuste forme verbali, il sudore freddo che ti prende quando stai per premere il fatidico pulsante

“inviaaaaaaspetta! Fammi rileggere ancora una volta!”

Be’, puoi smettere di preoccuparti: grazie a questa guida avrai tutti gli strumenti per scrivere un testo corretto e formalmente ineccepibile ;)

Devi scrivere un'email? Abbiamo una guida ad hoc anche per te: Come scrivere le Email in Inglese.

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Frasari ricorrenti

Intestazione e formule di apertura: come iniziare una lettera formale

Il primo consiglio che possiamo darti è: indipendentemente dal contenuto della tua lettera, puoi scegliere la miglior formula di apertura in base al destinatario o ai destinatari.
In base al tipo di interlocutore e ai rapporti che hai con lui/lei/loro possono essere utilizzate forme diverse. È una persona che conosci? È una grossa azienda e non sai chi sia il responsabile? vediamo come si può aprire la tua lettera caso per caso.

Intestazione Tipo di destinatario In italiano equivale a
Dear Madam, Quando scrivi ad un destinatario di sesso femminile, ma non conosci il nome. Gentilissima Sig.ra,
Dear Sir, Quando scrivi ad un destinatario di sesso maschile, ma non conosci il nome. Gentilissimo Sig.re,
Dear Mr/Ms /Dr Smith , (Ms si usa per un destinatario di sesso femminile di cui non si conosce lo stato civile.
Dr si usa indistintamente per uomini e donne in possesso di un Dottorato. Negli USA Mr , Ms e Dr richiedono un punto. Es. "Ms. Smith")
Quando conosci il nome del destinatario e vuoi essere molto formale (preferito negli UK). Gent.mo/a Sig./Sig.ra/Dott./Dott.ssa Smith ,
To Whom It May Concern,
or
Dear Sirs,
Quando ci si rivolge ad un gruppo di persone sconosciute/azienda. All'attenzione di chi di competenza
oppure
Spett.li Signori
To Whom It May Concern,
or
Dear Sir/Madam,
Quando non conosci nè il nome nè il genere del destinatario. All'attenzione di chi di competenza
oppure
Gent.mo Signore/Signora,
Hello Mr./Ms./Dr. Smith , (Anche qui Ms. si usa per un destinatario di sesso femminile di cui non si conosce lo stato civile.
Dr si usa indistintamente per uomini e donne in possesso di un Dottorato.)
Quando conosci il nome del destinatario e vuoi essere formale (preferito negli USA). Gent.mo/a Sig./Sig.ra/Dott./Dott.ssa Smith ,
Hi John/Jane, Quando conosci il nome del destinatario e vuoi essere informale. Buongiorno John/Jane ,
Hey John/Jane, Quando conosci il nome del destinatario e vuoi essere informale e amichevole. (Preferito negli USA) Ciao John/Jane ,
Hello John / Jane , Quando conosci il nome del destinatario e vuoi essere meno formale. Buongiorno Gentile John/Jane ,
Hey folks, Quando ti rivolgi a un gruppo di persone informalmente e vuoi risultare amichevole. (Preferito negli USA) Salve gente,

Formule Introduttive: la prima fase

Di seguito trovi alcune delle espressioni più utilizzate per iniziare una lettera formale in inglese. Aiutandoti con la traduzione in italiano puoi scegliere quella più adatta a seconda del contesto.

Frase introduttiva In italiano equivale a
With reference to your letter of 14 September... In riferimento alla vostra lettera del 14 settembre...
We are writing to you regarding ... La contatto in riferimento a...
We are writing in connection with... La contatto per quanto riguarda...
Could you please send me... Potrebbe gentilmente inviarmi...
We would be grateful if... Le saremmo grati se...
I would be glad if... Sarei lieto/grato se...
I would be interested in asking you... Sarei interessato a chiederle...
Could you please send us your current price list for... Potrebbe gentilmente inviarci il vostro listino prezzi attuale per...?
We are interested in... Siamo interessati a...
We would like to know... Vorremmo sapere se...
I'm writing to you in order to have further information about... La contatto per avere maggiori informazioni riguardo...
I'm writing to you on behalf of... La contatto per conto di...
Your company was highly recommended by... La vostra azienda ci è stata caldamente raccomandata da...
Would you be so kind as to... Sarebbe così gentile da...
I would like to thank you for... Vi ringrazio per...
Would you mind if... Le dispiacerebbe...
We would appreciate it if you could send us more detailed information about... Le saremmo molto grati se potesse inviarci informazioni più dettagliate in riferimento a...
I would be grateful if you could... Le sarei riconoscente se potesse...
We are interested in receiving... Siamo interessati nel ricevere...
Would you please send me... Potrebbe inviarmi...

Frasario per il corpo della comunicazione

Frase In italiano equivale a
Please let us know the new shipment date as soon as possible... Vi preghiamo di farci sapere la nuova data di spedizione il prima possibile...
Please find enclosed a copy of the documents... ( enclosed si usa per le lettere, attached per le e-mail) Trovate in allegato una copia dei documenti...
We are planning on giving a talk... Stiamo pianificando una conferenza...
We carefully considered your proposal and... Dopo attenta considerazione della vostra proposta...
We could arrange a meeting at your earliest convenience... Possiamo organizzare una riunione al più presto...
Please send us the goods as soon as possible... Vi preghiamo di spedirci la merce il prima possibile...
It is our intention to... E' nostra intenzione...
We are sorry to inform you that... Siamo spiacenti di doverla infomare che...

Conclusione

Ora che la lettera ha preso corpo viene una delle parti che spesso mette ijn crisi: la conclusione. In base al contesto e, di nuovo, al mittente, bisogna concludere in modo appropriato. Vuoi fare una domanda? Vuoi lasciare la tua disponibilità? O vuoi semplicemente ringraziare? Qui puoi dare un’occhiata alle frasi conclusive per chiudere la tua lettera formale senza sbavature.

Frase di chiusura In italiano equivale a
We look forward to hearing from you soon. Speriamo di risentirla presto.
If you need any additional assistance, please contact me. In caso avesse bisogno di assistenza non esiti a contattarmi
If we can be of any further assistance, please let us know. Se possiamo esserle di ulteriore aiuto, non esisti a contattarci.
I would be most grateful if you could look into this matter as soon as possible. Le sarei grato/a se potesse occuparsi della questione il prima possibile.
I look forward to discussing this with you at your earliest convenience. Spero di poterne discutere con Lei il prima possibile.
Please reply as soon as possible because... La preghiamo di contattarci il prima possibile poichè...
Thank you for your help in this matter. La ringrazio per l'aiuto nella risoluzione di questa questione.
If you require more information... 
(NB: "information" non va mai con la "s" finale!
Nel caso fossero necessarie maggiori informazioni...
Thanking you in advance... Ringraziandola anticipatamente...
Should you need any further information, please do not hesitate to contact us. Doveste aver bisogno di ulteriori informazioni, non esitate a contattarci.
If you require any further information, please feel free to contact me. Nel caso avesse bisogno di ulteriori informazioni, non esiti a contattarmi.

Il finale: tipi di Saluto

L’ultima parte di una lettera, a meno di ulteriori post-scriptum, è il saluto. Ecco di seguito le migliori formule per il congedo. Come sempre puoi scegliere quella più adatta alla tua lettera.

Kind/Best regards Informale, viene usato più spesso nelle email. Saluti,
Best, Preferito negli USA, conclusione meno formale e più semplice Saluti,
All the best, Preferito negli USA, percepito come formale ma meno di Sincerely, Cordialmente,
Saluto Occasione In italiano equivale a
Sincerely, Formale e internazionale, da preferire ai successivi per le lettere indirizzate in USA In fede,
Yours faithfully, Formale, quando non conosci il nome del destinatario. Scelta più classica per l 'UK Distinti saluti,
Yours truly, Informale, utilizzato soprattutto in inglese americano. Cordial i saluti ,
Yours sincerely, Formale, quando il destinatario è noto. Cordiali saluti,

Tipi di lettera formale in inglese ed esempi

Le ragioni per cui ci si trova a scrivere una lettera formale in inglese sono molte e molto diverse. Spesso si tratta di una candidatura per un lavoro o un tirocinio, in cui è necessario presentare una cover letter (ovvero una lettera di presentazione). Oppure devi chiedere informazioni su un prodotto o un servizio a un’azienda straniera. In ogni caso la struttura di base di una lettera formale in inglese è più o meno la stessa, ma ci sono alcune differenze nella forma. Di seguito puoi trovare lo scheletro di una lettera formale generica e una serie di esempi specifici per ogni situazione.
Bene, di seguito troverai la struttura standard di una lettera formale in inglese e diversi esempi fac-simile di lettere per ogni occasione.
Ecco il Formato/modello generale di una lettera formale in inglese (se invece devi scrivere un'email puoi consultare la nostra guida specifica per le email in inglese):

Nome e indirizzo del mittente    
Data e luogo    
    Nome e indirizzo del destinatario
Oggetto:
Forma di apertura e intestazione
Breve introduzione
Corpo della lettera in pochi paragrafi, spiegando in modo chiaro e conciso il motivo della comunicazione
Conclusione (dire al destinatario come contattarci, call-to-action, congedo cordiale...)
Saluto
Firma

Modelli ed Esempi scaricabili

Ecco alcuni esempi di lettere formali in inglese suddivise per contesto:

Cover Letter for Job Application (Lettera di Presentazione)

Quando ci si candida per un lavoro la prima cosa che i datori leggono non è il curriculum, ma la lettera di presentazione, o cover letter. È grazie a quella che il datore di lavoro deciderà se proseguire con la lettura del curriculum o se scartarti a priori. Essa definisce, in poche parole, il motivo per cui siamo interessati a una certa posizione. »  Scarica ESEMPIO COVER LETTER FOR JOB APPLICATION in PDF

Motivation letter for Internship / Scholarship

La Motivation Letter, contrariamente alla cover letter, viene spesso utilizzata per candidarsi a progetti e posizioni generalmente non retribuite. Un tipico esempio sono i progetti universitari come l’Erasmus. Viene anche definita Letter of Interest. »  Scarica ESEMPIO MOTIVATION LETTER FOR INTERNSHIP / SCHOLARSHIP in PDF

Reference / Recommendation Letter

Questo esempio può tornarti utile se devi scrivere una lettera di referenze per un’altra persona, un tuo dipendente o un tuo ex-collaboratore. La lettera di referenze viene allegata al curriculum vitae come attestato delle proprie capacità. »  Scarica ESEMPIO REFERENCE / RECOMMENDATION LETTER in PDF

Event Invitation

Vuoi organizzare un evento aziendale, una conferenza o un meeting con altre aziende? Ti serve un invito degno della tua importanza! »  Scarica ESEMPIO EVENT INVITATION in PDF

Report

Un report è un documento scritto con cui presentare delle informazioni in maniera chiara e sintetica che vada dritta al punto. È importante quindi che sia ben strutturato e impostato. Nonostante ci sia una enorme variabilità tra un report e l’altro, si tende comunque a seguire alcune linee guida generali. Qui trovi un esempio di report in inglese. Come puoi vedere, dopo l’intestazione è presente una sorta di sommario dei contenuti. In ogni paragrafo le informazioni sono esposte in modo chiaro e schematico, sfruttando elenchi puntati, o eventualmente tabelle e grafici, introdotti da frasi concise. Uno dei passaggi chiave del report è il paragrafo conclusivo, nel quale vengono esposti i risultati in modo da aiutare il lettore a carpire le informazioni essenziali. Ricordati di inserire sempre la tua firma con l’indicazione del tuo ruolo.
»  Scarica ESEMPIO REPORT in PDF

Lettere Commerciali

Information or Quotation Inquiry Letter

La lettera commerciale viene utilizzata dalle aziende per rispondere a richieste di informazioni o di preventivi da parte di altre aziende o clienti. Ad esempio  »  Scarica ESEMPIO LETTERA COMMERCIALE - INQUIRY in PDF

Order Placement Letter

Una volta stabilito un accordo che soddisfi entrambe le parti, bisogna stilare l’ordine di acquisto: »  Scarica ESEMPIO LETTERA COMMERCIALE - ORDER PLACEMENT in PDF

Proposal Letter

Un altro tipo di lettera molto comune tra le aziende è la lettera propositiva. Generalmente viene utilizzata tra potenziali partner commerciali per proporre un’idea di business o un servizio. »  Scarica ESEMPIO LETTERA COMMERCIALE - PROPOSAL in PDF

Complaint Letter - Reclamo

L’ultimo esempio di lettera commerciale è dedicato alla lettera di reclamo. Se qualcosa non soddisfa le nostre aspettative possiamo utilizzare questa lettera. »  Scarica ESEMPIO LETTERA COMMERCIALE - COMPLAINT in PDF

Come scrivere gli indirizzi: il formato degli indirizzi

L’indirizzo deve essere scritto in un formato diverso a seconda del luogo in cui si trova il destinatario. Ad esempio, se volessi scrivere a WorldBridge potrò usare uno dei seguenti formati:

Luogo Formato Indirizzo Esempio
Italia Nome destinatario (se noto) Nome azienda Via, numero civico CAP, Località (Provincia) John Smith
WorldBridge Srl
Via Pastrengo, 14
20159 Milano (MI)
UK e Irlanda Nome destinatario (se noto) Nome azienda Numero civico, via Città Contea Codice postale John Smith
ESL Language Travel
24 Haymarket
London
SW1Y 4DG
America Nome destinatario (se noto) Nome azienda Numero civico, via Città, abbreviazione stato e codice postale John Smith
ELS Language Centres
75 22nd Street,
New York, NY 10013
Canada Nome destinatario (se noto) Nome azienda Numero civico, via Città Codice della provincia, codice postale John Smith
WBE - WorldBridge Education
93 Edward St.
Brisbane
QLD 4001

In generale, of course, basta riportare l'indirizzo esattamente come compare sul sito o altra comunicazione del destinatario. Nell’intestazione ricorda di inserire sempre in ordine prima il mittente, poi la data e infine il destinatario.

7 Piccoli Consigli

Sei arrivato quasi alla fine, ormai sei in grado di comporre una lettera formale in inglese di tutto rispetto! Vogliamo regalarti alcuni piccoli consigli: 

 

  1. L’oggetto deve contenere il tema centrale del messaggio. Il lettore, una volta letto l’oggetto, deve sapere quale sarà il contenuto della comunicazione (ad esempio una candidatura, un reclamo, una proposta commerciale, ecc.)
  2. Se non conosci il nome del destinatario non improvvisare. Usa la formula “Dear Sir/Madam", che garantisce la giusta cortesia e formalità. Se conosci il nome del destinatario, invece, puoi utilizzare "Dear Mr/Mrs Smith".
  3. Cerca di evitare le forme contratte come “don’t” (meglio “do not”), “we’ll” (meglio “we will”) e le abbreviazioni non necessarie.
  4. Non bruciarti nell’introduzione. Essa dev’essere breve e precisa, senza cedere alla tentazione di “spiegare troppo”, come spesso accade quando si contatta una persona importante o quando si vuole ottenere qualcosa. Una frasetta con indicato chi sei e cosa fai è più che sufficiente. A tal proposito...
  5. Frasi e paragrafi devono essere brevi e ordinati. Un periodo di 12 righe senza punteggiatura, degno del monologo di Ulisse di James Joyce, in una lettera formale è decisamente fuori luogo. A nessuno piace vedere un muro di testo. Meglio andare dritti al punto avendo sempre bene in mente che il tuo interlocutore è una persona impegnata. Quando possibile, utilizza delle liste puntate numerate (come questa :)). Generalmente, se la tua lettera va oltre i 3 paragrafi, qualcosa può essere sicuramente tagliato.
  6. Ringrazia la persona per l'attenzione e il suo tempo - ma non ti scusare per questo. Iniziare una comunicazione con "sorry to bother you" trasmette un tono negativo e dispiaciuto. Un sincero "thank you for taking the time to read this letter" è un modo positivo e cordiale per cominciare.
  7. Concludi come hai iniziato, ovvero fai in modo che il tuo einizio e la tua conclusione concordino a livello di forma. Se hai iniziato con un formale "Dear Sir/Madam", una buona conclusione può essere "Yours faithfully", mentre se hai iniziato con "Dear Mr/Ms Smith" puoi concludere con "Yours sincerely".

Sei giunto alla fine della nostra guida. Ti è stata utile? Vuoi darci qualche suggerimento? Hai qualche domanda da farci? Scrivici pure! 

A cura di: Duccio Armenise, Chiara Dellea, Christy Keenan, Mary Bless, Federico Marte.