Come scrivere le Email in inglese: guida definitiva

Hey everyone!

Alzi la mano chi non si è mai trovato nella situazione di dover scrivere un’e-mail in inglese, magari per un amico che vive all’estero, per un lavoro o per chiedere informazioni prima di una vacanza! O una lettera formale in inglese?

Sempre più spesso, nella nostra società ogni giorno più internazionale, ci capita di interagire con aziende o privati che si trovano oltre i confini nazionali. Ogni giorno migliaia di professionisti e non comunicano tra loro attraverso il sistema di posta più rapido ed efficiente mai inventato: le email! Grazie ad esse è possibile mettersi in contatto, praticamente in tempo reale, con persone che si trovano dalla parte opposta del globo, ad esempio per inviargli il tuo cv in inglese e candidarti per un lavoro all’estero!

Se il business english non è (ancora) il tuo forte, di seguito troverai delle semplici linee guida che ti aiuteranno a sfruttare al massimo il potenziale delle electronic-mail e a comunicare meglio con tutto il mondo anglofono che ti aspetta là fuori!

Quella che stai leggendo è la guida definitiva in 5 step per scrivere una perfetta electronic-mail in inglese! Di seguito trovi le 4 tabelle di cosultazione.

NB: Miss significa “signorina”, cioè donna giovane o non sposata,mentre Ms è un prefisso generico per le donne che si usa quando non si vuole specificare il loro stato civile perché sconosciuto o in quel momento irrilevante.

La prima cosa che salta all’occhio di chi riceve una email, oltre al mittente, è l’oggetto (o subject line). Molto spesso l’oggetto può fare la differenza tra una email cestinata senza neppure essere letta ed una salvata tra le comunicazioni importanti. La subject line deve quindi essere concisa chiara e dritta al punto. Deve essere inoltre accattivante per stuzzicare l’attenzione del destinatario.

Detto questo, in inglese ci sono alcune semplici regole sintattiche da seguire per scrivere correttamente l’oggetto della tua email. La subject line è infatti una sorta di titolo della comunicazione, pertanto seguirà le regole utilizzate per qualunque altro titolo:
All’interno di un titolo in inglese, le seguenti parole hanno sempre la prima lettera maiuscola (capitalized):

• Sostantivi (Friend, Day, Summary, etc.),
  
• Verbi (Do, Go, See, Can, Should, etc.),
  
• Aggettivi (My, Good, Last, etc.),
  
• Avverbi (Today, Recently, Well, etc.),
  
• Pronomi (I, Me, You, She, Her, etc.),
  
• Congiunzioni di più di 4 lettere (Because, That, Therefore, Hence, etc.).
  

Mentre hanno sempre la minuscola (non-capitalized):

• preposizioni (to, from, in, by, of, etc.),
• congiunzioni di meno di 4 lettere (and, but, nor, etc.),
• articoli (the, a, an).

Quindi, per ricapitolare, se segui un corso serale d’inglese e vuoi dire ad un amico, che non è potuto venire, cosa è stato fatto a lezione, una Subject Line ideale potrebbe essere:

• Ex.1 “Summary of Last Night’s Class”

oppure

• Ex. 2 “Missed English Class”

...Ti viene in mente qualche altra possibilità?

Remember: Be BRIEF, INFORMATIVE, and watch out for CAPITALIZATION!

Spesso l’italiano formale tende a diventare un po’ prolisso, con periodi lunghi e articolati, ricchi di frasi subordinate, virgole e incisi. Insomma, frasi che farebbero venire il mal di testa a qualunque anglofono!

Avevamo già visto nella guida all’uso della punteggiatura che “English LOVES periods!” - “l’inglese ama i punti!” L’ideale, quindi è di semplificare al massimo le tue frasi per renderle il più brevi e strutturalmente semplici possibile: non lesinare sui punti, nel dubbio è sempre meglio iniziare una nuova frase, piuttosto che allungare quella precedente.
Ad esempio, se volessi riassumere i concetti appena appresi, potresti scrivere:

• Ex 1: “Last night in class we covered how to properly write emails. Ms. Dellea gave us some useful guidelines; here they are: 1. … 2. ...” (YES!)

Puoi dire ma NON scrivere:

• Ex 2: “Last night in class we covered how to properly write emails, so Ms. Dellea gave us some useful guidelines, which told us we should always be informative and brief, while still keeping our sentences short and simple, and went on to…” (NO!)

Remember: Keep it SHORT and SIMPLE

(No long, complicated sentences – break them down!)

Questo è certamente uno dei punti più importanti: come parlare al destinatario. Ovviamente, dipende tutto dal tipo di interlocutore, dal grado di conoscenza che avete l’uno dell’altro e dalle intenzioni e finalità della email. Ecco come potresti aprire e chiudere la tua email analizzando diversi casi:

Se si tratta di una email formale e non conosci il nome del destinatario, le alternative sono:

Apertura:

• “Dear Sirs,”—se scrivi a tutta una società
• “To Whom It May Concern,”
• “Dear Sir or Madam,”—se scrivi ad una singola persona

Chiusura:

• “Sincerely,”
• “Best Regards,” or “Kind Regards,” “Yours faithfully,” —Esiste una terza forma utilizzata in UK, ma assolutamente da evitare negli USA: “Yours faithfully,”. In USA questo saluto risulta un po’ troppo intimo, in quanto, letteralmente, è una dichiarazione di fedeltà ad uno sconosciuto!.

Se si tratta ancora di una email formale, ma questa volta conosci il nome del destinatario:

Apertura:

• “Dear Mr./Ms./Dr. + cognome,” —sempre meno usato negli U.S.A. perché anche in questo caso percepito come troppo intimo.

Si preferisce invece:

Chiusura:

• “Best Regards,” or “Kind Regards,”
• “Sincerely,”
• “Yours faithfully,” —non molto usato negli U.S.A.

Nota Bene: Presta attenziona ai titoli che utilizzi quando ti riferisci al lettore: per gli uomini Mr. + cognome è sempre appropriato e non si rischia di sbagliare. Per le donne, invece, la forma migliore da utilizzare è Ms., una forma neutra utilizzata quando lo stato civile del destinatario è irrilevante. Quando invece si è assolutamente certi dello stato civile si possono utilizzare Mrs. per le donne sposate e Miss per le donne non sposate.

Per quanto riguarda i titoli professionali attenzione alla dicitura Dr. (Doctor). Va bene sia per destinatari maschili che femminili, ma può essere utilizzato solo per chi ha conseguito un PhD e non per tutti i laureati come avviene in italia.
Se conosci il destinatario, ma vuoi comunque mostrare una certa professionalità:

Apertura:

• “Hello Mr. / Ms. / Dr. …,”

Chiusura:

Se conosci il destinatario, ma non è proprio un amico (diciamo un conoscente):

• Apri con: “Hi + nome,”
• Chiudi con: “Best,”

In ultimo, se il destinatario è un amico, beh… non si formalizzerà certo su come inizia la tua email! In ogni caso ti lascio qualche suggerimento:

Apertura:

• “Hey everyone,” “Hey all,” —se ad un gruppo di persone
• “Hey,”
• “Hey + nome,”

Chiusura:

• “Hugs,”
• “Love,”
• “Xoxo” —X = kiss / bacio, O = hug / abbraccio

Little tip: per uno stile più formale è meglio evitare forme contratte (no we’ll, ma we will; no shouldn’t, ma should not, etc.) e utilizzare una struttura completa ed esaustiva. essere sempre molto completi ed esaustivi nelle strutture. Nelle email informali si può invece utilizzare un linguaggio e una forma meno rigidi.

Per farti qualche esempio, se hai ricevuto una email da una persona con cui hai confidenza:

• Thanks for the email of March 27th.

Per dire la stessa cosa a una persona con cui non sei in confidenza:

• Thank you for your email received on March 27th.

Per dire che non riesci a partecipare ad un evento a qualcuno con cui hai confidenza:

• Sorry, I can’t make it.

Per dire la stessa cosa a qualcuno a cui non hai confidenza:

• I am afraid I will not be able to attend.

Se vuoi fare una richiesta a qualcuno con cui hai confidenza, puoi tranquillamente fare una domanda diretta:

• Can you please send me that file?

Per fare la stessa richiesta a qualcuno con cui non hai confidenza, invece, è meglio porre una domanda indiretta:

• I was wondering if you could please send me the file we were discussing.

Altra tip: buona parte delle parole di derivazione latina, in inglese risultano più formali e auliche rispetto alle stesse parole, ma di derivazione germanica. Ad esempio, “discuss something” è più formale di “talk about something”, nonostante le due espressioni abbiano lo stesso significato.

Remember: Choose wisely!

Quando parli o scrivi in una lingua straniera non sai solo traducendo le parole in quella lingua: stai entrando in un’altra cultura e un altro modo di pensare!

Per questo è bene tenere presente che non sempre la cultura italiana e quella anglosassone tengono conto degli stessi parametri per valutare ciò che si legge o ciò che si scrive. Di seguito trovi alcuni aspetti verso i quali nel mondo anglosassone si discosa di più dal nostro.

Politeness - Cortesia

Sebbene nella cultura anglosassone si dia molta importanza ai ringraziamenti, rispondere “prego” (in inglese “You’re welcome”) è una forma di estrema formalità e cordialità, ma è considerato normale anche non rispondere nulla. Invece è normalissimo, ad esempio, rispondere ad una email semplicemente ringraziando di averla ricevuta. Thank you dovrebbe diventare il tuo nuovo migliore amico, quando parli in inglese!

Directness - Schiettezza

Al contrario,come già abbiamo evidenziato in “Keep Your Reader in Mind” (Passo 3), quando la situazione richiede formalità è preferibile utilizzare forme indirette. Tali forme risultano infatti più educate e meno brusche.

Per comunicare una scadenza:

• I need this in half an hour. (Diretto - non molto diplomatico)

versus

• I was wondering if it would it be possible to have this in half an hour. (Indiretto - diplomatico)

Per comunicare un ritardo:

• There will be a delay. (Diretto)

versus

• I’m afraid there will be a slight delay. (Indiretto)

Per comunicare disaccordo:

• It’s a bad idea. (Diretto)

versus

• To be honest, I’m not sure it would be a good idea. (Indiretto)

Positive Attitude - Atteggiamento positivo

Criticism e Critical Thinking sono due concetti molto comuni nella cultura anglosassone e non hanno alcuna connotazione negativa. Il critical thinking si basa infatti sia sulle critiche costruttive che mettano in luce i punti migliorabili, sia sulle critiche positive che mettono in luce i punti di forza.

In poche parole, quando vuoi esprimere un tuo parere per stimolare un miglioramento, è bene mantenere un atteggiamento positivo e mettere in luce non soltanto i punti deboli, ma anche i punti forti e riconoscere quindi anche i meriti del tuo destinatario. Se quindi vouoi[g] che una tua critica negativa sia efficace alla orecchie di un anglosassone e scaturisca un miglioramento, dovrai assicurarti di dimostrare di saper riconoscere anche i meriti del tuo destinatario e rimanere sempre e comunque propositivo e mai catastrofico.

Alcune parole ed espressioni che potresti utilizzare sono:

Helpful, agreed, together, useful, opportunity, positive, cooperative, collaboration,
“Good question!” “I’d be delighted to!” “We could work on…” “I could help with…”

Tendenzialmente da evitare sono, invece, le espressioni da cui traspare una connotazione negativa come:

Too busy, too hard, waste, failure, crisis,
“I can’t.” “Forget it!” “It’s impossible.” “You are wrong.”

Remember: The key to crititical thinking is Politeness, Positiveness, and Proactiveness.

L’ultimo punto di questa guida può sembrare banale, ma lo ritengo fondamentale:

Rileggi sempre quello che scrivi.
Soprattutto quando si è di fretta, è molto facile che piccoli errori possano sfuggire al nostro controllo e si rischia di premere “Send” un attimo prima di notare quel piccolo errore di battitura, magari nel nome del destinatario. Troppo spesso questo tipo di errori rischiano di eclissare il duro lavoro fatto per comporre l’email definitiva.
Cosa controllare:

• Spelling
• Grammatica
• Punteggiatura
• Coerenza grammaticale (o tutto American English o tutto British English)

Sei arrivato alla fine! Ora sei perfettamente in grado di scrivere l’email perfetta in ogni situazione, dalla più Business alla più Casual.

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