Come scrivere una lettera formale in inglese: guida definitiva

Se pensi che scrivere una lettera formale in Inglese sia difficile, be’... non hai ancora letto questa guida!

Ascoltando attentamente i nostri studenti, siamo arrivati a conoscere tutte le difficoltà con cui bisogna confrontarsi quando si affronta la stesura di una lettera formale in inglese.

Il dubbio che ti prende quando ti chiedi se iniziare con ”Dear” è appropriato o se magari è meglio ripiegare su un ”Hello”, gli infiniti dubbi sulle giuste forme verbali, il sudore freddo che ti prende quando stai per premere il fatidico pulsante

“inviaaaaaaspetta! Fammi rileggere ancora una volta!”

Be’, puoi smettere di preoccuparti: grazie a questa guida avrai tutti gli strumenti per scrivere un testo corretto e formalmente ineccepibile 😉

Devi scrivere un’email? Abbiamo una guida ad hoc anche per te: Come scrivere le Email in Inglese.

Intestazione e formule di apertura: come iniziare una lettera formale

Il primo consiglio che possiamo darti è: indipendentemente dal contenuto della tua lettera, puoi scegliere la miglior formula di apertura in base al destinatario o ai destinatari.
In base al tipo di interlocutore e ai rapporti che hai con lui/lei/loro possono essere utilizzate forme diverse. È una persona che conosci? È una grossa azienda e non sai chi sia il responsabile? vediamo come si può aprire la tua lettera caso per caso.

Formule Introduttive: la prima fase

Di seguito trovi alcune delle espressioni più utilizzate per iniziare una lettera formale in inglese. Aiutandoti con la traduzione in italiano puoi scegliere quella più adatta a seconda del contesto.

Il corpo della comunicazione

Conclusione

Ora che la lettera ha preso corpo viene una delle parti che spesso mette in crisi: la conclusione. In base al contesto e, di nuovo, al mittente, bisogna concludere in modo appropriato. Vuoi fare una domanda? Vuoi lasciare la tua disponibilità? O vuoi semplicemente ringraziare? Qui puoi dare un’occhiata alle frasi conclusive per chiudere la tua lettera formale senza sbavature.

Il finale: tipi di Saluto

L’ultima parte di una lettera, a meno di ulteriori post-scriptum, è il saluto. Ecco di seguito le migliori formule per il congedo. Come sempre puoi scegliere quella più adatta alla tua lettera.

Le ragioni per cui ci si trova a scrivere una lettera formale in inglese sono molte e molto diverse. Spesso si tratta di una candidatura per un lavoro o un tirocinio, in cui è necessario presentare una cover letter (ovvero una lettera di presentazione). Oppure devi chiedere informazioni su un prodotto o un servizio a un’azienda straniera. In ogni caso la struttura di base di una lettera formale in inglese è più o meno la stessa, ma ci sono alcune differenze nella forma. Di seguito puoi trovare lo scheletro di una lettera formale generica e una serie di esempi specifici per ogni situazione.

Bene, di seguito troverai la struttura standard di una lettera formale in inglese e diversi esempi fac-simile di lettere per ogni occasione.
Ecco il Formato/modello generale di una lettera formale in inglese (se invece devi scrivere un’email puoi consultare la nostra guida specifica per le email in inglese):

Cover Letter for Job Application (Lettera di Presentazione)

Quando ci si candida per un lavoro la prima cosa che i datori leggono non è il curriculum, ma la lettera di presentazione, o cover letter. È grazie a quella che il datore di lavoro deciderà se proseguire con la lettura del curriculum o se scartarti a priori. Essa definisce, in poche parole, il motivo per cui siamo interessati a una certa posizione.

Motivation letter for Internship / Scholarship

La Motivation Letter, contrariamente alla cover letter, viene spesso utilizzata per candidarsi a progetti e posizioni generalmente non retribuite. Un tipico esempio sono i progetti universitari come l’Erasmus. Viene anche definita Letter of Interest.

Reference / Recommendation Letter

Questo esempio può tornarti utile se devi scrivere una lettera di referenze per un’altra persona, un tuo dipendente o un tuo ex-collaboratore. La lettera di referenze viene allegata al curriculum vitae come attestato delle proprie capacità.

Event Invitation

Vuoi organizzare un evento aziendale, una conferenza o un meeting con altre aziende? Ti serve un invito degno della tua importanza!

Report

Un report è un documento scritto con cui presentare delle informazioni in maniera chiara e sintetica che vada dritta al punto. È importante quindi che sia ben strutturato e impostato. Nonostante ci sia una enorme variabilità tra un report e l’altro, si tende comunque a seguire alcune linee guida generali. Qui trovi un esempio di report in inglese. Come puoi vedere, dopo l’intestazione è presente una sorta di sommario dei contenuti. In ogni paragrafo le informazioni sono esposte in modo chiaro e schematico, sfruttando elenchi puntati, o eventualmente tabelle e grafici, introdotti da frasi concise. Uno dei passaggi chiave del report è il paragrafo conclusivo, nel quale vengono esposti i risultati in modo da aiutare il lettore a carpire le informazioni essenziali. Ricordati di inserire sempre la tua firma con l’indicazione del tuo ruolo.

Lettere Commerciali

Information or Quotation Inquiry Letter

La lettera commerciale viene utilizzata dalle aziende per rispondere a richieste di informazioni o di preventivi da parte di altre aziende o clienti

Order Placement Letter

Una volta stabilito un accordo che soddisfi entrambe le parti, bisogna stilare l’ordine di acquisto.

Proposal Letter

Un altro tipo di lettera molto comune tra le aziende è la lettera propositiva. Generalmente viene utilizzata tra potenziali partner commerciali per proporre un’idea di business o un servizio.

Complaint Letter - Reclamo

L’ultimo esempio di lettera commerciale è dedicato alla lettera di reclamo. Se qualcosa non soddisfa le nostre aspettative possiamo utilizzare questa lettera.

L’indirizzo deve essere scritto in un formato diverso a seconda del luogo in cui si trova il destinatario. Ad esempio, se volessi scrivere a WorldBridge potrò usare uno dei seguenti formati:

In generale, of course, basta riportare l’indirizzo esattamente come compare sul sito o altra comunicazione del destinatario. Nell’intestazione ricorda di inserire sempre in ordine prima il mittente, poi la data e infine il destinatario.

7 Piccoli Consigli

Sei arrivato quasi alla fine, ormai sei in grado di comporre una lettera formale in inglese di tutto rispetto! Vogliamo regalarti alcuni piccoli consigli:

1. L’oggetto deve contenere il tema centrale del messaggio. Il lettore, una volta letto l’oggetto, deve sapere quale sarà il contenuto della comunicazione (ad esempio una candidatura, un reclamo, una proposta commerciale, ecc.)
   
2. Se non conosci il nome del destinatario non improvvisare. Usa la formula “Dear Sir/Madam”, che garantisce la giusta cortesia e formalità. Se conosci il nome del destinatario, invece, puoi utilizzare “Dear Mr/Mrs Smith”.
   
3. Cerca di evitare le forme contratte come “don’t” (meglio “do not”), “we’ll” (meglio “we will”) e le abbreviazioni non necessarie.
   
4. Non bruciarti nell’introduzione. Essa dev’essere breve e precisa, senza cedere alla tentazione di “spiegare troppo”, come spesso accade quando si contatta una persona importante o quando si vuole ottenere qualcosa. Una frasetta con indicato chi sei e cosa fai è più che sufficiente. A tal proposito…
   
5. Frasi e paragrafi devono essere brevi e ordinati. Un periodo di 12 righe senza punteggiatura, degno del monologo di Ulisse di James Joyce, in una lettera formale è decisamente fuori luogo. A nessuno piace vedere un muro di testo. Meglio andare dritti al punto avendo sempre bene in mente che il tuo interlocutore è una persona impegnata. Quando possibile, utilizza delle liste puntate numerate (come questa 😊). Generalmente, se la tua lettera va oltre i 3 paragrafi, qualcosa può essere sicuramente tagliato.
   
6. Ringrazia la persona per l’attenzione e il suo tempo - ma non ti scusare per questo. Iniziare una comunicazione con “sorry to bother you” trasmette un tono negativo e dispiaciuto. Un sincero “thank you for taking the time to read this letter” è un modo positivo e cordiale per cominciare.
   
7. Concludi come hai iniziato, ovvero fai in modo che il tuo einizio e la tua conclusione concordino a livello di forma. Se hai iniziato con un formale “Dear Sir/Madam”, una buona conclusione può essere “Yours faithfully”, mentre se hai iniziato con “Dear Mr/Ms Smith” puoi concludere con “Yours sincerely”.
   

Sei giunto alla fine della nostra guida. Ti è stata utile? Vuoi darci qualche suggerimento? Hai qualche domanda da farci? Scrivici pure!

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