Lettere Formali in Inglese

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Tags: inglese formale e lettera formale inglese

Come scrivere una Lettera Formale in Inglese: La Guida Completa

Sommario

  1. Introduzione
  2. Frasario
  3. Tipi di lettera formale in inglese
  4. Considerazioni sul formato degli indirizzi
  5. Consigli e ultimi controlli

Introduzione

Ti voglio confidare un segreto: scrivere una lettera formale in inglese è semplice.
In WorldBridge, negli anni, abbiamo ascoltato l'intera gamma di preoccupazioni.

Il blocco mentale quando cerchi di capire la differenza tra "yours sincerely" e "yours faithfully", l'ansia che senti quando avvicini il mouse al pulsante "invia"... Ti ricorda niente? 

Bene, non ti devi più preoccupare: sei capitato nel posto giusto.

Devi scrivere un'email? Abbiamo una guida ad hoc anche per te: Come scrivere le Email in Inglese!

Frasario

Intestazione e formule di apertura: iniziare la lettera formale

Le formule di apertura sono indipendenti dal tipo di lettera che devi scrivere. Dipendono solo da tipo di destinatario.
E' la prima volta che scrivi ad un'azienda? Conosci già il destinatario? Vediamo come scrivere in modo corretto in ogni occasione.

Intestazione Tipo di destinatario In italiano equivale a
To Whom It May Concern,
or
Dear Sirs,
Quando ci si rivolge ad un gruppo di persone sconosciute/azienda. All'attenzione di chi di competenza
oppure
Spett.li Signori
To Whom It May Concern,
or
Dear Sir/Madam,
Quando non conosci nè il nome nè il genere del destinatario. All'attenzione di chi di competenza
oppure
Gent.mo Signore/Signora,
Dear Sir, Quando scrivi ad un destinatario di sesso maschile, ma non conosci il nome. Gentilissimo Sig.re,
Dear Madam, Quando scrivi ad un destinatario di sesso femminile, ma non conosci il nome. Gentilissima Sig.ra,
Dear Mr/Ms /Dr Smith , (Ms si usa per un destinatario di sesso femminile di cui non si conosce lo stato civile.
Dr si usa indistintamente per uomini e donne in possesso di un Dottorato. Negli USA Mr , Ms e Dr richiedono un punto. Es. "Ms. Smith")
Quando conosci il nome del destinatario e vuoi essere molto formale (preferito negli UK). Gent.mo/a Sig./Sig.ra/Dott./Dott.ssa Smith ,
Hello Mr./Ms./Dr. Smith , (Anche qui Ms. si usa per un destinatario di sesso femminile di cui non si conosce lo stato civile.
Dr si usa indistintamente per uomini e donne in possesso di un Dottorato.)
Quando conosci il nome del destinatario e vuoi essere formale (preferito negli USA). Gent.mo/a Sig./Sig.ra/Dott./Dott.ssa Smith ,
Hello John / Jane , Quando conosci il nome del destinatario e vuoi essere meno formale. Buongiorno Gentile John/Jane ,
Hi John/Jane, Quando conosci il nome del destinatario e vuoi essere informale. Buongiorno John/Jane ,
Hey John/Jane, Quando conosci il nome del destinatario e vuoi essere informale e amichevole. (Preferito negli USA) Ciao John/Jane ,
Hey folks, Quando ti rivolgi a un gruppo di persone informalmente e vuoi risultare amichevole. (Preferito negli USA) Salve gente,

Formule Introduttive

Qui puoi trovare le frasi più ricorrenti quando si scrive una lettera formale in inglese, le occasioni in cui le puoi utilizzare sono le più svariate.
Frase introduttiva In italiano equivale a
We are writing to you regarding ... La contatto in riferimento a...
We are writing in connection with... La contatto per quanto riguarda...
With reference to your letter of 14 September... In riferimento alla vostra lettera del 14 settembre...
I'm writing to you in order to have further information about... La contatto per avere maggiori informazioni riguardo...
I'm writing to you on behalf of... La contatto per conto di...
Your company was highly recommended by... La vostra azienda ci è stata caldamente raccomandata da...
I would like to thank you for... Vi ringrazio per...
Would you mind if... Le dispiacerebbe...
Would you be so kind as to... Sarebbe così gentile da...
We would appreciate it if you could send us more detailed information about... Le saremmo molto grati se potesse inviarci informazioni più dettagliate in riferimento a...
I would be grateful if you could... Le sarei riconoscente se potesse...
Would you please send me... Potrebbe inviarmi...
We are interested in receiving... Siamo interessati nel ricevere...
Could you please send me... Potrebbe gentilmente inviarmi...
We would be grateful if... Le saremmo grati se...
I would be glad if... Sarei lieto/grato se...
Could you please send us your current price list for... Potrebbe gentilmente inviarci il vostro listino prezzi attuale per...?
We are interested in... Siamo interessati a...
I would be interested in asking you... Sarei interessato a chiederle...
We would like to know... Vorremmo sapere se...

Frasario per il corpo della comunicazione

Frase In italiano equivale a
It is our intention to... E' nostra intenzione...
We could arrange a meeting at your earliest convenience... Possiamo organizzare una riunione al più presto...
Please send us the goods as soon as possible... Vi preghiamo di spedirci la merce il prima possibile...
Please find enclosed a copy of the documents... ( enclosed si usa per le lettere, attached per le e-mail) Trovate in allegato una copia dei documenti...
Please let us know the new shipment date as soon as possible... Vi preghiamo di farci sapere la nuova data di spedizione il prima possibile...
We are planning on giving a talk... Stiamo pianificando una conferenza...
We carefully considered your proposal and... Dopo attenta considerazione della vostra proposta...
We are sorry to inform you that... Siamo spiacenti di doverla infomare che...

Conclusione

La parte più ostica è fatta, ora tocca alla conclusione. Ricorda di concludere in modo appropriato in base alla situazione. Vuoi chiedere qualcosa? Vuoi renderti disponibile per maggiori informazioni? Vuoi semplicemente dire grazie? Di seguito trovi diversi esempi di formule conclusive per chiudere la tua lettera formale con un tocco di classe.

Frase di chiusura In italiano equivale a
If you need any additional assistance, please contact me. In caso avesse bisogno di assistenza non esiti a contattarmi
If we can be of any further assistance, please let us know. Se possiamo esserle di ulteriore aiuto, non esisti a contattarci.
Thanking you in advance... Ringraziandola anticipatamente...
Should you need any further information, please do not hesitate to contact us. Doveste aver bisogno di ulteriori informazioni, non esitate a contattarci.
If you require any further information, please feel free to contact me. Nel caso avesse bisogno di ulteriori informazioni, non esiti a contattarmi.
I would be most grateful if you could look into this matter as soon as possible. Le sarei grato/a se potesse occuparsi della questione il prima possibile.
Please reply as soon as possible because... La preghiamo di contattarci il prima possibile poichè...
Thank you for your help in this matter. La ringrazio per l'aiuto nella risoluzione di questa questione.
I look forward to discussing this with you at your earliest convenience. Spero di poterne discutere con Lei il prima possibile.
If you require more information... 
(NB: "information" non va mai con la "s" finale!
Nel caso fossero necessarie maggiori informazioni...
We look forward to hearing from you soon. Speriamo di risentirla presto.

Saluto

Arrivati a questo punto non resta che salutare il destinatario. Ecco le formule di saluto conclusive più utilizzate.
Saluto Occasione In italiano equivale a
Sincerely, Formale e internazionale, da preferire ai successivi per le lettere indirizzate in USA In fede,
Yours faithfully, Formale, quando non conosci il nome del destinatario. Scelta più classica per l 'UK Distinti saluti,
Yours sincerely, Formale, quando il destinatario è noto. Cordiali saluti,
Yours truly, Informale, utilizzato soprattutto in inglese americano. Cordial i saluti ,
Kind/Best regards Informale, viene usato più spesso nelle email. Saluti,
All the best, Preferito negli USA, percepito come formale ma meno di Sincerely, Cordialmente,
Best, Preferito negli USA, conclusione meno formale e più semplice Saluti,

Tipi di lettera formale in inglese ed esempi

Come ben sai, ci possono essere diverse occasioni e motivazioni per le quali ci si trova a scrivere una lettera formale in inglese. Vuoi candidarti per uno stage o un lavoro e ti serve una lettera di presentazione? Oppure hai bisogno di scrivere una lettera motivazionale per una borsa di studio? O magari devi mandare una lettera commerciale per contattare un'azienda? Bene, di seguito troverai la struttura standard di una lettera formale in inglese e diversi esempi fac-simile di lettere per ogni occasione. Il formato/modello generale di una lettera formale in inglese è il seguente (se invece devi scrivere un'email non perderti la nostra guida ad hoc):

Nome e indirizzo del mittente
Data e luogo
Nome e indirizzo del destinatario
Oggetto:
Forma di apertura e intestazione
Breve introduzione
Corpo della lettera in pochi paragrafi, spiegando in modo chiaro e conciso il motivo della comunicazione
Conclusione (dire al destinatario come contattarci, call-to-action, congedo cordiale...)
Saluto
Firma

Modelli ed Esempi scaricabili

Ora vediamo alcuni modelli di esempio per ciascuna delle tipologie più diffuse di lettere formali:

Cover Letter for Job Application

La lettera di presentazione è uno strumento molto importante, tanto quanto il curriculum vitae. Da' infatti la possibilità di presentare in modo più chiaro il motivo della nostra candidatura. La Cover Letter è generalmente utilizzata quando ci si candida per un lavoro retribuito.
»  Scarica ESEMPIO COVER LETTER FOR JOB APPLICATION in PDF

Motivation letter for Internship / Scholarship

A differenza della Cover Letter, la Motivaton Letter è utilizzata in ambito universitario e per candidarsi a posizioni non retribuite in generale e può anche essere chiamata Letter of Interest.
»  Scarica ESEMPIO MOTIVATION LETTER FOR INTERNSHIP / SCHOLARSHIP in PDF

Reference / Recommendation Letter

In alcuni luoghi, per una candidatura, è buona norma accompagnare il proprio curriculum vitae con una lettera di referenze redatta dal precedente datore di lavoro.
»  Scarica ESEMPIO REFERENCE / RECOMMENDATION LETTER in PDF

Event Invitation

Sei pronto ad organizzare un evento aziendale? Ora è il momento di scrivere l’invito per glii tuoi ospiti. Per gli eventi più formali, è sempre bene specificare il dress code. Per saperne di più, segui i nostri futuri post.
»  Scarica ESEMPIO EVENT INVITATION in PDF

Report

Un report serve a presentare delle informazioni in modo sintetico e immediato, perciò è importante che sia ben organizzato, seguendo una struttura precisa, logica e chiara. Per questo, nonostante il formato ed i contenuti dei report varino molto di campo in campo, si tende a seguire una struttura generale. Si parte sempre da un’intestazione, cui normalmente seguono dei sottotitoli, che riassumono il contenuto per argomenti. Le informazioni per ogni paragrafo tendono ad essere esposte in elenchi puntati, se possibile, o comunque in frasi brevi e concise. È poi importante inserire un paragrafo dedicato alle conclusioni tratte, così che il lettore possa estrapolare velocemente tutte le informazioni essenziali. Infine, solitamente si conclude con la firma di chi ha stilato il report, assicurandosi di includere il ruolo ricoperto.)
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Lettere Commerciali

Information or Quotation Inquiry Letter

Generalmente uno dei primi contatti che si ha con un'azienda è in merito ad una richiesta d'informazioni o di preventivo. Vediamo il primo esempio di lettera commerciale
»  Scarica ESEMPIO LETTERA COMMERCIALE - INQUIRY in PDF

Order Placement Letter

Quando si trova il giusto accordo con un'altra azienda si passa all'ordine di acquisto.
»  Scarica ESEMPIO LETTERA COMMERCIALE - ORDER PLACEMENT in PDF

Proposal Letter

Con una lettera di proposta si cerca di promuovere un'idea di business, un prodotto o servizio, oppure l'intenzione a lavorare in un certo modo con potenziali partner commerciali.
»  Scarica ESEMPIO LETTERA COMMERCIALE - PROPOSAL in PDF

Complaint Letter - Reclamo

Non sempre i rapporti commerciali sono rosa e fiori, in alcuni casi può essere necessario dover scrivere una lettera di reclamo.
»  Scarica ESEMPIO LETTERA COMMERCIALE - COMPLAINT in PDF

Considerazioni sul formato degli indirizzi

Il formato con cui devi scrivere l'indirizzo del destinatario cambia in base a dove si trova. Ipotizzando di voler scrivere all'azienda WorldBridge (grazie) dovrà scrivere l'indirizzo nei seguenti modi a seconda del luogo.

Luogo Formato Indirizzo Esempio
Italia Nome destinatario (se noto) Nome azienda Via, numero civico CAP, Località (Provincia) John Smith
WorldBridge Srl
Via Paolo Sarpi, 8
20154 Milano (MI)
UK e Irlanda Nome destinatario (se noto) Nome azienda Numero civico, via Città Contea Codice postale John Smith
ESL Language Travel
24 Haymarket
London
SW1Y 4DG
America Nome destinatario (se noto) Nome azienda Numero civico, via Città, abbreviazione stato e codice postale John Smith
ELS Language Centres
75 22nd Street,
New York, NY 10013
Canada Nome destinatario (se noto) Nome azienda Numero civico, via Città Codice della provincia, codice postale John Smith
WBE - WorldBridge Education
93 Edward St.
Brisbane
QLD 4001

In generale, of course, basta riportare l'indirizzo esattamente come compare sul sito o altra comunicazione del destinatario. Nell’intestazione ricorda di inserire sempre in ordine prima il mittente, poi la data e infine il destinatario.

Consigli e ultimi controlli

Sei pronto a scrivere una lettera formale in inglese (o un'email)? Ecco alcuni ultimi consigli:

  1. Nell'oggetto dell'email dai un'idea precisa del contenuto del messaggio. Dopo aver letto l'oggetto, il destinatario deve avere ben chiaro di cosa si tratta. Una richiesta d'informazioni, un reclamo, un contratto, una candidatura di lavoro ecc.
  2. Usa "Dear Sir/Madam" se non conosci il nome del destinatario. Quando ti rivolgi a qualcuno per la prima volta, usa questa semplice e cortese formula di apertura, che ti assicura di cominciare la lettera con il giusto tono. Se, invece, conosci il nome del destinatario, puoi utilizzare "Dear Mr/Mrs Smith".
  3. Evita le contrazioni (scrivi do not al posto di don't) e le abbreviazioni (con qualche rara eccezione: in ambiente business si utilizza molto l'abbreviazione "ASAP" per "as soon as possible" anche se non è il massimo della formalità).
  4. Non spendere troppo tempo nell'introduzione. C'è sempre la tentazione di "spiegare troppo" quando s'interagisce con una nuova persona. Specialmente quando quella nuova persona è qualcuno d'importante, o qualcuno da cui vuoi qualcosa. Ad ogni modo, una breve frase che spiega chi sei, cosa fai e perché stai scrivendo è più che sufficiente. Ricorda - "brevity is king". A tal proposito...
  5. Mantieni frasi e paragrafi brevi. Se la tua lettera è così lunga che perfino Hemingway avrebbe pensato di tirare fuori la penna rossa, finirà dritta nel cestino. A nessuno piace vedere un muro di testo. Vai al punto; sii cordiale; vai oltre. Il tuo lettore è una persona impegnata. Dagli un'opportunità, non fargli venire un mal di testa. Se la tua lettera è più lunga di tre paragrafi, qualcosa può essere sicuramente tagliato.
  6. Ringrazia la persona per il suo tempo - ma non ti scusare per questo. Iniziare una comunicazione con "sorry to bother you" trasmette un tono negativo e dispiaciuto. Un sincero "thank you for taking the time to read this letter" è un modo positivo e cordiale per cominciare.
  7. Concludi in modo appropriato. Utilizza "Yours sincerely" se hai iniziato con "Dear Mr/Ms Smith", e "Yours faithfully" se hai iniziato con "Dear Sir/Madam".

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A cura di: Duccio Armenise, Chiara Dellea, Christy Keenan, Mary Bless, Federico Marte.

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