Come Scrivere le Email in Inglese

in Corsi di Lingua Inglese
Tags: email, business english, English Tips e Inglese

Hey everyone!
Chi di noi non si è mai trovato nella situazione di dover scrivere un'e-mail in inglese a un amico o per lavoro? O una lettera formale in inglese?

Tom in difficoltà mentre scrive email

Nella nostra società, sempre più globalizzata, capita spesso di dover interagire con aziende o privati al di fuori dei confini nazionali... A volte un veloce messaggio elettronico può salvare la giornata: in pochi secondi riusciamo comunicare con chiunque abbia un email account, anche dall’altra parte del mondo! Se ti riconosci nell'immagine qui sopra e il business english non è (ancora) il tuo forte, di seguito troverai delle semplici linee guida che ti aiuteranno a sfruttare al massimo il potenziale delle electronic-mail  e a comunicare meglio con tutto il mondo anglofono che ti aspetta là fuori!

Devi scrivere una lettera formale invece? Scopri la nostra Guida completa con tanti esempi e modelli pronti all'uso!

Seguono tre tabelle di riferimento e una guida in cinque step  per scrivere l'email perfetta!

Tabelle di Riferimento

Beginning: Come Iniziare
Formale Neutrale Informale
To whom it may concern A chi di competenza To [first name] A [Nome] Hello [first name] Ciao [Nome]
Dear/Hello Sir/Madam Gent.le Signore/Signora Dear/Hello [first name] Gent.le [Nome] Hi [first name] Ciao [Nome]
Dear/Hello Mr/Mrs/Miss/Ms [last name] Gent.le Sig./Sig.ra [Cognome]
Nota Bene: Miss significa "signorina", cioè donna giovane o non soposata, mentre Ms è un prefisso generico per le donne che si usa quando non si vuole specificare il loro stato civile perché sconosciuto o in quel momento irrilevante. Maggiori informazioni sono disponibili di seguito.
Hey [first name] Ehilà [Nome]
Middle: Formule di Apertura
General response I am writing in response to… Risposta generale Le scrivo in risposta a...
Enquiry I am writing to enquire about… Richiesta Le scrivo per chiederle...
Complaint I am writing to complain about… Lamentela Le scrivo per ...
Booking I am writing to make a booking for... Prenotazione Le scrivo per prenotare
Thanks I am writing to thank you for… Ringraziamenti Le scrivo per ringraziarla per..
Sending document Please find attached… Invio di documenti In allegato trova...
Invitation I am writing to invite you to… Invito Le scrivo per invitarla a...
Bad news I regret to inform you that… Cattive notizie Mi rammarica doverla informare che...
End: Formule di Chiusura
Formale / Neutrale Informale
Kind regards, Cordialmente, / Cordiali Saluti, Love from, Con affetto,
Best wishes, I miei migliori auguri, Lots of love, Ti voglio bene,
Yours faithfully, In fede, From, Da,
Many thanks, Molte grazie / Grazie mille, xoxoxo Baci e abbracci

Step 1. The Subject Line - L’oggetto

La Subject Line è la prima cosa che viene vista dal potenziale lettore e spesso finisce per determinare se la tua email verrà letta o meno. Quindi è essenziale che questa sia chiara, concisa ed accattivante -- che catturi l’attenzione del destinatario.

In più, l’inglese segue delle regole un po' speciali per il formato dei titoli e quindi anche delle Subject Lines, che hanno la funzione di “intitolare” la tua email.
In inglese, all’interno di un titolo hanno sempre la maiuscola (capitalized):

  • Sostantivi (Friend, Day, Summary, etc.), 
  • Verbi (Do, Go, See, Can, Should, etc.), 
  • Aggettivi (My, Good, Last, etc.), 
  • Avverbi (Today, Recently, Well, etc.),
  • Pronomi (I, Me, You, She, Her, etc.),
  • Congiunzioni di più di 4 lettere (Because, That, Therefore, Hence, etc.).

Mentre hanno sempre la minuscola (non-capitalized):

  • preposizioni (to, from, in, by, of, etc.), 
  • congiunzioni di meno di 4 lettere (and, but, nor, etc.), 
  • articoli (the, a, an).

Quindi, per ricapitolare, se segui un corso serale d’inglese e vuoi dire ad un amico, che non è potuto venire, cosa è stato fatto a lezione, una Subject Line ideale potrebbe essere:

  • Ex.1 “Summary of Last Night’s Class”

oppure

  • Ex. 2 “Missed English Class”

...Ti viene in mente qualche altra possibilità?

Remember: Be BRIEF, INFORMATIVE, and watch out for CAPITALIZATION!

Step 2. Writing Style - Lo stile

In italiano, spesso, più un testo è formale, più le frasi tendono a diventare lunghe, complesse ed articolate, piene di virgole che sembrano non finire mai... Ecco, leggendo una frase simile, una persona che parla inglese molto probabilmente non apprezzerà le tue doti auliche, ma piuttosto si chiederà perché tu stia cercando di fargli venire mal di testa!

  Come avevamo già visto col mio post sulla punteggiatura, “English LOVES periods!” - “l’inglese adora i punti!” Quindi cerca sempre di rendere tutte le tue frasi il più brevi e strutturalmente semplici possibile: non avere paura di mettere quel punto finale e, semplicemente, cominciare una nuova frase. Gli anglofoni te ne saranno grati!

Quindi, per esempio, scrivi:

  • Ex 1: “Last night in class we covered how to properly write emails. Ms. Dellea gave us some useful guidelines; here they are: 1. … 2. ...” (YES!)

Puoi dire ma NON scrivere:

  • Ex 2:  “Last night in class we covered how to properly write emails, so Ms. Dellea gave us some useful guidelines, which told us we should always be informative and brief, while still keeping our sentences short and simple, and went on to…” (NO!)

Remember: Keep it SHORT and SIMPLE  

(No long, complicated sentences – break them down!)

Step 3. Keep your reader in mind! - Tieni a mente il lettore!

Credo che questo sia senza dubbio lo Step più importante: come parlare al destinatario. Tutto dipende dal rapporto che hai con lui e da quello che vuoi stabilire. Ecco alcuni modi per aprire e chiudere le tue email:

Se si tratta di un email formale e non conosci il nome del lettore, hai queste opzioni:

Apri con: 

  • “To Whom It May Concern,”
  • “Dear Sir or Madam,” -- se scrivi ad una singola persona
  • “Dear Sirs,” -- se scrivi a tutta una società

Chiudi con: 

  • “Sincerely,”
  • “Best Regards,” or “Kind Regards,” “Yours faithfully,” -- quest'ultimo non molto usato negli U.S.A. perché percepito come troppo intimo, in quanto, se preso letteralmente, è una dichiarazione di fedeltà ad uno sconosciuto.

Se conosci il nome del destinatario, ma l’email dovrà essere formale, hai queste opzioni:
Apri con:

  • “Dear Mr./Ms./Dr. + cognome,” -- sempre meno usato negli U.S.A. perché anche in questo caso percepito come troppo intimo. 

Si preferisce invece:

  • “Hello Mr. …,” 
  • “Hello Ms. ....,” 
  • “Hello Dr. …,”

Chiudi con: 

  • “Sincerely,”
  • “Best Regards,” or “Kind Regards,”
  • “Yours faithfully,” -- non molto usato negli U.S.A.

Nota Bene: Fai attenzione ai titoli usati per il tuo destinatario: per gli uomini, il problema non si pone: Mr. + cognome è sempre appropriato. Per le donne invece, si usa Mrs. solo quando si è assolutamente sicuri che sia attualmente sposata; al contrario, si usa Miss solo quando si è sicuri che non lo è. Per risolvere qualunque grattacapo in merito, però, ti consiglio di usare semplicemente Ms. -- una forma neutra usata quando lo stato civile è irrilevante.
Il titolo neutro di Dr. (Doctor) invece, al contrario che in Italia, viene usato solo per chi ha conseguito un PhD (un dottorato) e non per tutti i laureati. Essendo quindi questo un titolo molto prestigioso, consiglio di usarlo se sei a conoscenza del titolo di studio del destinatario.

Se conosci abbastanza il tuo destinatario, ma vuoi comunque mantenere una certa professionalita`:
Apri con: 

  • “Hello Mr. / Ms. / Dr. …,”

Chiudi con: 

  • “Regards,”
  • “All the best,”

Se il destinatario è un conoscente, ma non un amico:

  • Apri con: “Hi + nome,”
  • Chiudi con: “Best,”

Infine, se il destinatario è un amico, beh, puoi fare un po’ come preferisci, ma questi sono alcuni suggerimenti:

Apri con: 

  • “Hey,” 
  • “Hey + nome,”
  • “Hey everyone,” “Hey all,” -- se ad un gruppo di persone

Chiudi con:

  • “Hugs,”
  • “Xoxo” -- X = kiss / bacio, O = hug / abbraccio
  • “Love,”

Ricorda poi che per uno stile più formale è meglio essere sempre molto completi ed esaustivi nelle strutture, mentre per uno stile più informale, ci si può anche permettere di essere meno precisi. 

Ecco alcuni esempi:

Se hai ricevuto un email da una persona con cui hai confidenza:

  • Thanks for the email of March 27th.

Per dire la stessa cosa a qualcuno con cui non hai confidenza:

  • Thank you for your email received on March 27th.

Per dire che non riesci a partecipare ad un evento a qualcuno con cui hai confidenza:

  • Sorry, I can’t make it.

Per dire la stessa cosa a qualcuno a cui non hai confidenza:

  • I am afraid I will not be able to attend.

Se vouoi fare una richiesta a qualcuno con cui hai confidenza, puoi tranquillamente fare una domanda diretta:

  • Can you please send me that file?

Per fare la stessa richiesta a qualcuno con cui non hai confidenza, invece, è meglio porre una domanda indiretta:

  • I was wondering if you could please send me the file we were discussing.

Nota Bene: Un’altra tip da tenere a mente è che in inglese, la maggior parte delle parole di origine latina è parte di un vocabolario solitamente più alto ed aulico rispetto al corrispettivo germanico. Per esempio, “discuss something” suona più formale di “talk about something” anche se entrambe le espressioni vogliono dire la stessa cosa.

Remember: Choose wisely!

Step 4. Be Polite, Positive, and Proactive -- Siate cortesi, positivi e propositivi

Quando usi un’altra lingua, non stai solo traducendo parola per parola dei concetti: stai accedendo ad un’altra cultura! Per questo vorrei ricordarti un paio di punti fondamentali che, in proporzione, forse la cultura anglosassone valuta maggiormente rispetto a quella italiana.

Politeness - Cortesia

In generale, la cultura anglosassone da` molta importanza ai ringraziamenti: è semplicemente normale rispondere ad un’email, semplicemente ringraziando dell’email stessa. Thank you dovrebbe diventare il tuo nuovo migliore amico, quando parli in inglese!
“Prego” invece è molto meno valutato: se a “Thank you” si risponde “You’re welcome” si è percepiti o come estremamente educati o come formali. In alternativa, puoi rispondere come “Sure” oppure “Yep” (l’ultimo solo nel parlato), in situazioni informali, ma è altrettanto accettato e normale non rispondere nulla.

Directness - Schiettezza

Come abbiamo gia` visto anche in “Keep Your Reader in Mind” (Step 3), in situazioni formali è meglio essere indiretti piuttosto che risultare troppo bruschi -- è percepito come un fattore d’educazione nella cultura anglosassone e dipende molto anche dalla relazione che hai con il tuo destinatario. Ecco qualche esempio:

Per comunicare una scadenza:

  • I need this in half an hour. (Diretto - non molto diplomatico)

versus

  • I was wondering if it would it be possible to have this in half an hour. (Indiretto - diplomatico)

Per comunicare un ritardo:

  • There will be a delay. (Diretto)
versus
  • I’m afraid there will be a slight delay. (Indiretto)

Per comunicare disaccordo:

  • It’s a bad idea. (Diretto)
versus
  • To be honest, I’m not sure it would be a good idea. (Indiretto)

Positive Attitude - Atteggiamento positivo

La cultura anglosassone si basa largamente su Criticism e Critical Thinking, due concetti su cui cresce e prospera e che non hanno alcuna connotazione negativa di per sè; infatti Critical Thinking si basa tanto su critiche negative (sempre però a sfondo costruttivo e non sminuente) quanto su critiche positive che promuovono i punti di forza della prospettiva analizzata.
Se quindi vouoi che una tua critica negativa sia efficace alla orecchie di un anglosassone e scaturisca un miglioramento, dovrai assicurarti di dimostrare di saper riconoscere anche i meriti del tuo destinatario e rimanere sempre e comunque propositivo e mai catastrofico.

Quindi potresti cercare di usare parole ed espressioni come:
Helpful, agreed, together, useful, opportunity, positive, cooperative, collaboration,
“Good question!” “I’d be delighted to!” “We could work on...” “I could help with…”

Invece, suggerisco di cercare di evitare parole ed espressioni con una forte connotazione negativa come:
Too busy, too hard, waste, failure, crisis,
“I can’t.” “Forget it!” “It’s impossible.” “You are wrong.”

Remember: The key to ctitical thinking is Politeness, Positiveness, and Proactiveness.

Step 5. Always Proofread Your Emails - Rileggete sempre le email

So che questo Step potrebbe sembrare scontato, ma credo sia tanto semplice quanto importante. Quando si è sempre di corsa, è fin troppo facile clickare Send non appena apposta la firma. Così però rischi di apparire sloppy (approssimativo e disattento), facendoti sfuggire errorini sciocchi e di distrazione, che avresti potuto facilmente evitare rileggendo e che troppo spesso finiscono per offuscare tutto il duro lavoro messo nel comporre l’email perfetta.
Quindi, per finire, non dimenticarti di controllare: spelling (che potrebbe variare da British ad American English), grammatica e punteggiatura.

Remember: Check your SGP -- Spelling, Grammar, & Punctuation!

Perfect! Adesso dovresti essere davvero in grado di affrontare qualsiasi email, dalla più Business alla più Casual.

Tom invia felice l'email in inglese che ha scritto senza problemi

Lettura consigliata per approfondire le differenza culturali nell’email etiquette:

L'Autrice

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